Lineamiento para la Coordinación de Comunicaciones en Actividades Nacionales e Internacionales

1. Objetivo

Establecer criterios y orientaciones para la planificación, coordinación y ejecución de las comunicaciones de actividades, encuentros, contingentes, eventos y campamentos nacionales e internacionales organizados por la Asociación de Guías y Scouts de Chile, así como de aquellas instancias externas en las que exista representación institucional oficial de la Asociación, asegurando la coherencia institucional, el cumplimiento de los lineamientos vigentes, una adecuada articulación con la Coordinación Nacional de Comunicaciones y el correcto desempeño de las personas o equipos que desarrollen funciones comunicacionales en dichas instancias.

2. Alcance

El presente lineamiento aplica a todas las actividades, encuentros, contingentes, eventos, programas, proyectos y campamentos nacionales e internacionales organizados por la Asociación de Guías y Scouts de Chile a través de sus organismos, equipos, áreas o comisiones nacionales, así como a aquellas actividades o instancias externas en las que exista representación institucional oficial de la Asociación.

Sus disposiciones son aplicables a todas las acciones de comunicación internas y externas asociadas a dichas actividades, y a las personas o equipos que desarrollen funciones de comunicaciones, difusión, prensa, contenidos, redes sociales, fotografía, audiovisual o cualquier otra labor comunicacional en representación de la Asociación.

3. Comunicación como Función Estratégica

La comunicación constituye una función transversal para el desarrollo de las actividades institucionales y comprende, entre otras materias, la comunicación interna, comunicación externa, difusión, prensa, redes sociales, fotografía, producción audiovisual, diseño gráfico, gestión de contenidos, vinculación con medios, vinculación con actores externos, relaciones institucionales y gestión de crisis.

Las personas o equipos responsables de estas funciones actuarán como representantes institucionales en el ámbito de las comunicaciones y deberán desempeñar sus funciones de acuerdo con los principios, valores y objetivos de la Asociación.

4. Equipo Responsable de Comunicaciones

Toda actividad comprendida en este lineamiento deberá contar con una persona responsable o un equipo encargado de las comunicaciones.

Dicho equipo podrá organizarse de acuerdo con las características y necesidades de cada actividad, considerando las distintas funciones comunicacionales requeridas para su adecuado desarrollo.

La Coordinación Nacional de Comunicaciones podrá brindar orientación, acompañamiento, asesoría y apoyo técnico cuando sea requerido por el equipo organizador o cuando las circunstancias lo hagan necesario para el adecuado cumplimiento de los lineamientos institucionales y la coordinación de las comunicaciones de la actividad.

Asimismo, la Dirección Ejecutiva Nacional podrá determinar la participación de integrantes de la Coordinación Nacional de Comunicaciones en equipos o actividades específicas cuando ello resulte necesario para resguardar la identidad institucional, asegurar la adecuada coordinación comunicacional o apoyar la gestión de situaciones relevantes.

5. Cumplimiento de la Normativa Institucional

Las acciones comunicacionales desarrolladas por las actividades deberán ajustarse a la Política Institucional de Comunicaciones, la Estrategia Nacional de Comunicaciones, el Manual de Marca, los lineamientos institucionales vigentes y los demás documentos, protocolos, procedimientos o herramientas oficiales que la Asociación establezca.

Lo anterior incluye los lineamientos relacionados con identidad visual, fotografía, audiovisual, redes sociales, gestión documental, protección de datos personales, propiedad intelectual, insignias, uso de imagen y cualquier otra materia vinculada a las comunicaciones institucionales.

6. Identidad e Imagen de la Actividad

Las actividades podrán desarrollar identidades gráficas, campañas y elementos visuales propios que permitan fortalecer su identidad y objetivos específicos.

Estas identidades deberán mantener coherencia con la imagen institucional y respetar los criterios establecidos en los documentos institucionales vigentes.

Los equipos organizadores podrán solicitar orientación o apoyo técnico a la Coordinación Nacional de Comunicaciones para el desarrollo de dichas propuestas.

7. Coordinación de Campañas y Comunicaciones Institucionales

Los equipos de comunicaciones de las actividades deberán colaborar en la difusión y ejecución de campañas, acciones comunicacionales, mensajes institucionales y otras iniciativas impulsadas por la Asociación cuando estas tengan relación con la actividad o con los objetivos institucionales vigentes.

Asimismo, deberán procurar que las comunicaciones desarrolladas por la actividad mantengan coherencia con los mensajes institucionales, evitando contradicciones, duplicidades o acciones que puedan afectar la consistencia de las comunicaciones de la Asociación.

Cuando existan campañas institucionales, hitos nacionales, declaraciones oficiales, orientaciones comunicacionales o líneas de comunicación definidas por la Asociación, estas deberán ser consideradas en la planificación y ejecución de las comunicaciones de la actividad, en la medida que resulten aplicables a su naturaleza y objetivos.

La Coordinación Nacional de Comunicaciones podrá proporcionar orientaciones, materiales, recursos o lineamientos específicos para apoyar la implementación de estas acciones.

8. Canales de Comunicación y Redes Sociales

Las cuentas institucionales de redes sociales, sitios web, plataformas digitales y demás canales oficiales asociados a actividades nacionales e internacionales serán administradas bajo la coordinación de la Coordinación Nacional de Comunicaciones.

La administración operativa de dichos canales podrá ser asignada temporalmente a integrantes del equipo de comunicaciones de la actividad, quienes deberán cumplir los lineamientos institucionales sobre contenidos, identidad visual, moderación, seguridad digital y uso de canales oficiales.

Al término de la actividad deberán restituirse los accesos, credenciales y demás elementos necesarios para asegurar la continuidad de la administración institucional de dichos canales.

9. Gestión de Crisis Comunicacionales

Toda situación que pueda constituir o derivar en una crisis comunicacional deberá ser informada oportunamente a la Coordinación Nacional de Comunicaciones.

Se consideran ejemplos de estas situaciones accidentes graves, fallecimientos, denuncias, emergencias, hospitalizaciones masivas, incidentes relacionados con la protección de niñas, niños y jóvenes, conflictos reputacionales, cobertura mediática negativa, publicaciones de alta exposición pública u otras circunstancias que puedan afectar a las personas participantes o a la imagen institucional.

Ante estas situaciones, ningún equipo de actividad o evento podrá emitir comunicados institucionales, declaraciones públicas o posicionamientos oficiales sin la debida coordinación institucional.

La gestión de la crisis comunicacional será coordinada por la Coordinación Nacional de Comunicaciones de acuerdo con los protocolos institucionales vigentes y en coordinación con la Dirección Ejecutiva Nacional, Presidencia, autoridades de la actividad y demás instancias que correspondan.

Los equipos organizadores deberán proporcionar información oportuna, verificable y actualizada para facilitar la evaluación de la situación y la elaboración de las respuestas institucionales correspondientes.

10. Vocerías

Las vocerías institucionales relacionadas con actividades nacionales e internacionales serán definidas de acuerdo con la normativa, protocolos y mecanismos institucionales vigentes.

En situaciones de crisis comunicacional, las vocerías oficiales serán determinadas por la Asociación conforme a los procedimientos establecidos para estos casos.

11. Resguardo y Entrega de Activos Comunicacionales

Los equipos de comunicaciones deberán procurar la adecuada conservación de los registros y materiales generados durante la actividad.

Al finalizar la actividad deberán poner a disposición de la Asociación los registros fotográficos, audiovisuales, piezas gráficas, documentos comunicacionales, memorias, publicaciones, bases de datos autorizadas y demás activos comunicacionales generados, de acuerdo con los procedimientos institucionales establecidos para su conservación y resguardo.

Estos materiales formarán parte del patrimonio documental y comunicacional de la Asociación y podrán ser utilizados para fines institucionales conforme a la normativa vigente.

12. Gestión Documental

Cada actividad deberá mantener una carpeta o repositorio documental institucional que reúna los antecedentes comunicacionales relevantes, incluyendo planes de comunicación, calendarios editoriales, pautas, artes finales, comunicados, autorizaciones, credenciales, minutas de coordinación, respaldos de publicaciones, registros fotográficos y audiovisuales, y cualquier otro insumo necesario para asegurar la trazabilidad del trabajo comunicacional.

La documentación deberá organizarse con nombres de archivo claros, fechas identificables, versiones diferenciadas y responsables definidos, utilizando los espacios institucionales autorizados para su almacenamiento y resguardo.

Los equipos responsables deberán evitar el uso de repositorios personales como única fuente de conservación de documentos institucionales y deberán transferir oportunamente los antecedentes a la Asociación al cierre de la actividad.

13. Control de Cambios

Las piezas, documentos y materiales comunicacionales relevantes deberán contar, cuando corresponda, con un registro simple de versiones que permita identificar modificaciones, responsables, fechas de revisión y estado de aprobación.

El control de cambios deberá distinguir entre borradores, versiones en revisión, versiones aprobadas y materiales publicados, evitando la circulación o uso de piezas desactualizadas, no validadas o reemplazadas.

Cuando existan ajustes solicitados por la Coordinación Nacional de Comunicaciones, la Dirección Ejecutiva Nacional u otra instancia competente, estos deberán quedar respaldados en el repositorio documental de la actividad para facilitar la trazabilidad, la rendición de cuentas y la memoria institucional.