Lineamientos y protocolo de Uso Del Correo Electrónico Institucional

1. Objetivo

Los presentes lineamientos establecen los lineamientos para el uso del correo electrónico institucional como un canal oficial de comunicación de la Asociación, asegurando su uso adecuado, coherente y alineado con la identidad institucional.

El correo institucional cumple un rol clave en el funcionamiento de la organización, ya que permite coordinar equipos, gestionar procesos y vincularse con la comunidad, como también, genera sentido de pertenencia y da formalidad a quienes usan esta herramienta de comunicación. Su correcto uso contribuye directamente a la calidad de las comunicaciones y a la continuidad institucional.

3. Naturaleza del correo institucional

El correo electrónico institucional constituye un bien institucional, dispuesto por la Asociación para el desarrollo de sus funciones y responsabilidades.

Esto implica que su uso tiene un carácter:

• institucional
• colaborativo
• organizacional
• representativo

Las cuentas de correo institucional son administradas por la Asociación y constituyen una herramienta puestas a disposición de las personas autorizadas para el ejercicio de sus funciones. La asignación de una cuenta no implica la transferencia de su titularidad, administración ni control, los que permanecen radicados en la Asociación.

Toda comunicación emitida desde este medio representa a la Asociación, por lo que debe resguardar su identidad, coherencia y forma de relacionarse con las personas.

4. Deberes de las personas usuarias

El uso del correo institucional implica una responsabilidad directa en la forma en que se comunica y representa la organización. Cada persona usuaria es responsable de su cuenta, su contenido y su impacto en la comunicación institucional.

4.1 Uso responsable

Las personas deberán utilizar el correo de manera consciente y adecuada, entendiendo que cada mensaje representa a la Asociación.

• Utilizar el correo para fines institucionales
• Representar adecuadamente a la organización
• Mantener un lenguaje respetuoso e inclusivo

4.2 Seguridad

El resguardo de la seguridad del correo es fundamental para proteger la información institucional y evitar riesgos para toda la organización.

• Mantener una contraseña segura
• No compartir credenciales de acceso
• Actualizar la contraseña periódicamente
• Evitar accesos desde dispositivos inseguros

4.3 Buen uso del sistema

El uso ordenado del correo permite mejorar la gestión de la información y evitar problemas de funcionamiento.

• Mantener la casilla ordenada
• Eliminar correos innecesarios
• Evitar almacenamiento excesivo
• No generar spam

4.4 Protección del sistema institucional

El uso indebido del correo puede afectar a toda la organización, por lo que es fundamental prevenir situaciones de riesgo.

• No suscribirse a servicios personales
• No descargar archivos sospechosos
• Evitar acciones que comprometan el dominio institucional

4.5 Cumplimiento institucional

El uso del correo debe alinearse con los lineamientos definidos por la Asociación y con las indicaciones de los equipos responsables.

• Respetar estos lineamientos
• Atender indicaciones de la Coordinación Nacional de Comunicaciones o de Comisión de Tecnologías de la Información (TI)
• Implementar actualizaciones solicitadas

5. Buenas prácticas para el uso del correo institucional

El correo electrónico institucional debe ser utilizado de forma clara, ordenada y coherente, facilitando la comprensión y evitando confusiones.

5.1 Para qué usarlo

El correo es una herramienta de gestión y coordinación, por lo que su uso debe estar orientado a:

• coordinación de equipos
• gestión de actividades
• comunicación institucional
• relación con la comunidad

5.2 Cómo escribir un correo

La forma en que se redacta un correo influye directamente en cómo se recibe el mensaje y en la imagen de la organización.

Se recomienda:

• usar un asunto claro
• ir directo al punto
• cuidar ortografía y redacción
• mantener un tono respetuoso y cercano

5.3 Uso de destinatarios

El uso adecuado de destinatarios permite ordenar la comunicación y evitar sobrecarga innecesaria.

• usar CC solo cuando sea necesario
• evitar envíos masivos innecesarios
• utilizar CCO cuando corresponda

5.4 Archivos y enlaces

El envío de información debe facilitar el acceso y no generar dificultades técnicas.

• evitar archivos pesados
• preferir enlaces
• mantener orden en los documentos

5.5 Uso de alias para organización del correo institucional

En servicios como Gmail y Google Workspace, es posible utilizar variantes de una misma dirección de correo agregando el signo “+” seguido de un identificador antes de @, sin que ello implique la creación de una nueva casilla. Los mensajes enviados a estas variantes llegarán igualmente a la bandeja principal de la cuenta base.ación debe facilitar el acceso y no generar dificultades técnicas.

Esta funcionalidad puede ser útil para ordenar mejor el uso del correo institucional, especialmente en cuentas funcionales o territoriales que deban vincularse a distintas plataformas, redes sociales o servicios, manteniendo la centralización del correo en una sola cuenta institucional.

Por ejemplo:

• zonabiobio@guiasyscoutschile.cl
• zonabiobio+instagram@guiasyscoutschile.cl
• zonabiobio+facebook@guiasyscoutschile.cl
• zonabiobio+rrss_caminantes@guiasyscoutschile.cl

En todos estos casos, los mensajes llegarán igualmente a la bandeja principal de: zonabiobio@guiasyscoutschile.cl

Esta herramienta puede facilitar:

• la organización de registros en distintas plataformas
• la identificación del uso dado a una dirección de correo
• la aplicación de filtros o etiquetas automáticas
• la diferenciación entre funciones, proyectos, ramas o redes sociales asociadas a una misma cuenta institucional

Su uso puede ser especialmente útil cuando un mismo correo institucional administra más de una red social, formulario, plataforma o servicio, permitiendo mantener orden, trazabilidad y mejor control de la gestión, sin perder la centralización de la cuenta principal.

Se recomienda utilizar esta funcionalidad de manera clara y planificada, empleando identificadores simples y reconocibles, de modo que contribuya al orden y continuidad institucional.

6. Tipos de cuentas

El uso de diferentes tipos de cuentas permite organizar mejor la comunicación y asegurar la continuidad institucional.

Cuentas funcionales (prioritarias)

Estas cuentas representan áreas o funciones y son fundamentales para la continuidad de la organización.

• representan funciones o áreas
• pueden ser compartidas
• pueden ser reasignadas
• aseguran continuidad institucional

Cuentas nominativas

Estas cuentas identifican a una persona dentro de un rol, pero no deben ser el eje principal de la comunicación institucional.

• identifican a una persona
• se utilizarán cuando corresponda
• se evitará su uso cuando exista cuenta funcional

7. Uso colaborativo y continuidad institucional

El correo institucional es una herramienta de uso colaborativo, lo que significa que la información no depende de una sola persona y debe poder ser gestionada por la organización.

Esto permite que:

• los procesos continúen sin interrupciones
• las funciones puedan ser retomadas por otras personas
• la información institucional no se pierda

En este contexto, la Asociación podrá gestionar cuentas y contenidos para asegurar la continuidad institucional.

8. Acceso a correos institucionales

El acceso a correos institucionales desde el nivel nacional podrá realizarse cuando sea necesario para asegurar la continuidad de las funciones.

Esto puede ocurrir en situaciones como:

• cambio de funciones
• ausencia del usuario
• término de funciones
• necesidades operativas

Este acceso:

• será realizado por una persona autorizada por la institucion
• estará debidamente justificado
• se limitará a información institucional

Cuando sea posible, se informará previamente a la persona usuaria.

Privacidad

La Asociación reconoce la importancia de la privacidad y el respeto a las personas en el uso de herramientas institucionales.

Por ello:

• no se accederá a información personal
• no se revisarán comunicaciones privadas
• se resguardarán los derechos fundamentales

9. Firma institucional

La firma institucional es un elemento clave de la identidad de la Asociación y debe ser utilizada de manera consistente en todas las comunicaciones.

Las personas deberán:

• utilizar la firma oficial del Kit Digital
• no modificar su estructura
• mantenerla actualizada
• cumplir las solicitudes de actualización

Puedes generar la firma de correo electrónico en el siguiente enlace: https://firmas.agsch.org/

11. Lo que debemos evitar

El mal uso del correo puede afectar la comunicación y el funcionamiento institucional, por lo que se debe evitar:

❌ Uso personal
❌ Suscripciones no institucionales
❌ Envío de spam
❌ Uso indebido del dominio
❌ Comunicaciones inapropiadas o que atentan contra la Misión de la AGSCh, o de ella.

12. Buenas prácticas clave

El uso adecuado del correo contribuye a una mejor comunicación institucional.

✔ Revisar antes de enviar
✔ Usar asuntos claros
✔ Mantener orden
✔ Responder oportunamente
✔ Cuidar el tono

13. Cumplimiento

El cumplimiento de estos lineamientos es fundamental para el correcto funcionamiento de la organización y la coherencia de sus comunicaciones.

El incumplimiento podrá dar lugar a medidas conforme a la normativa interna vigente.